Che cos’è (per davvero) lo smart working.
Diciamolo da subito: lo smart working non è lavorare da casa, non è sostituire la presenza in ufficio con la possibilità di svolgere i doveri professionali dalla propria abitazione. Questo si chiama “remote working”, non “smart working”.
Ancora oggi notiamo una significativa confusione tra le due accezioni, ancora oggi molte aziende si convincono di aver attivato modalità di lavoro smart solo perché concedono ai propri dipendenti due o tre giornate di lavoro da casa.
Lo smart working non è questo, ma un approccio che punta all’agilità lavorativa, ad aumentare il grado di efficienza, oltre che di efficacia, e che non perde mai di vista l’orientamento agli obiettivi di business.
Lo smart working è un approccio strategico e una modernizzazione delle modalità lavorative caratterizzato da alcuni principi e processi di base.
Vediamoli insieme.
5 principi su cui si fonda lo smart working.
Perché si possa chiamarlo “smart working” è necessario tener conto di alcuni principi cardine sui quali basare la strategia di lavoro.
L’elenco che vi proponiamo qui sotto non pretende di essere completamente esaustivo, l’intenzione è quella di evidenziare i 5 principi che riteniamo alla base di ciò che può essere definito lavorare smart.
Eccoli:
- La flessibilità è la norma piuttosto che l’eccezione e questo vale per tutti i ruoli
- La gestione delle prestazioni si concentra sui risultati piuttosto che sulla presenza
- Le persone scelgono dove e quando lavorare in base agli obiettivi da raggiungere
- Gli spazi in ufficio sono destinati alle attività, non a esclusivo uso di determinate persone
- La tecnologia è una risorsa che abilita processi organizzativi sostenibili e la collaborazione tra le persone
Insomma, flessibilità, agilità e digitalizzazione sono alcune delle parole chiave con le quali definire il perimetro del lavorare smart.
Ma non bastano i principi in sé.
Questi vanno integrati con l’attivazione o revisione di alcuni processi fondamentali perché lo smart working possa funzionare in modo efficace.
6 processi che sorreggono il lavoro smart.
Lavorare smart necessita di regole e procedure condivise che nei contesti organizzativi prendono il nome di processi.
Quando si parla di processi, spesso risalgono alla mente lunghi e complessi sistemi di gestione, quelli su cui, ancora oggi, si basa l’organizzazione di diverse aziende.
A svecchiare i processi, anche quelli più classici, e a svuotarli da pesanti retaggi di cultura organizzativa, ci pensa lo smart working.
Lo smart working, infatti, non solo è governato da regole e procedure, ma a sua volta ne definisce le caratteristiche e le modalità.
Questi sono a nostro avviso i sei principali processi che rendono efficace lo smart working, che coinvolgono manager e collaboratori/trici:
- Delega
non è dettata dall’urgenza, ma è un processo di assegnazione di responsabilità formalizzato, strutturato e condiviso in cui emerge con chiarezza cosa delegare e a chi. - Definizione degli obiettivi
sempre più dettagliata non solo riguardo gli aspetti quantitativi, ma anche qualitativi, sempre più legata al lavoro in team e non solo alle performance dei singoli. La condivisione si rivela di fondamentale importanza così come la partecipazione all’assegnazione degli obiettivi stessi. - Fiducia
è bidirezionale e dipende dalla chiarezza degli obiettivi. Cammina di pari passo con il livello di autonomia, di pianificazione e di time management. - Coordinamento
non solo momenti di incontro sempre più informali e sempre più brevi perché focalizzati su pochi temi, ma anche una maggiore condivisione di ruoli, mansioni, priorità e stati di avanzamento. - Feedback
continuo, diffuso e ben gestito che prevede, cioè, diversi momenti di scambio reciproco in una logica sia peer-to-peer che bottom up in un contesto in cui tutti sanno dare e ricevere feedback. - Comunicazione
è integrata e viaggia su diverse piattaforme digitali senza creare overload informativo. Lo stile è sintetico, preciso e tiene conto dell’aspetto relazionale.
Davines: precursori in Italia sulla modalità di lavoro smart.
Correva l’anno 2018 quando venne lanciato “Davines New Way”, un nuovo modo di concepire il lavoro nella modalità e negli spazi presso la famosa azienda di cosmetici per la cura dei capelli e della pelle.
Il progetto è fortemente collegato alla strategia aziendale e basata su due aspetti di particolare interesse: il primo, è la costruzione di un Village di 77mila metri quadrati, di cui l’80% destinati ad aree verdi, alle porte di Parma. Il Davines Village rappresenta un vero e proprio esempio di workplace design sostenibile in cui il layout degli uffici è stato pensato per garantire flessibilità dello spazio con luoghi dedicati alla socializzazione, al lavoro autonomo e di gruppo.
Il secondo motivo di valore del progetto è da rintracciare nella decisione del top management di coinvolgere i lavoratori e le lavoratrici nell’implementazione dello smart working grazie al supporto di noi di Kokeshi.
Il nuovo modo di lavorare in modalità smart ha preso vita da quattro presupposti:
- ANYTIME: non esiste un solo orario di lavoro
il lavoro non più legato ad un orario fisso, ma flessibile. Le persone sono libere di gestirlo per raggiungere gli obiettivi, passando da una concezione industriale del tempo ad una concezione liquida. Si passa dal tempo acquistato (timbrature) al tempo liberato. - ANYWHERE: non esiste un solo luogo dove lavorare
una cultura del lavoro non più legata solo al luogo fisico, ma alla condivisione di obiettivi e di un modo di lavorare comune. Le persone sono libere di lavorare ovunque vogliano perché la tecnologia glielo permette. Il face-time viene superato, si passa dall’esserci continuamente all’esserci efficacemente. - ANYWAY: non esiste un solo modo di lavorare
nuove modalità di relazione, nuovi strumenti e nuovi processi. Non esiste un unico modo per portare a termine il lavoro. Esistono processi che cambiano in continuazione grazie all’interazione delle persone. - ANYONE: non esistono ruoli o persone non smart
tutti sono coinvolti nella co-creazione del nuovo modo di lavorare, indipendentemente dai ruoli e dalla gerarchia. Non esistono persone non in grado di lavorare in autonomia e per obiettivi: basta solo metterle nelle condizioni di farlo.
La messa a terra di questi quattro principi è stata realizzata in tre fasi con il coinvolgimento di diverse aree della popolazione aziendale.
Siamo partiti con un workshop dedicato a 54 manager che hanno lavorato in piccoli gruppi su 6 aree tematiche legate alla gestione del lavoro smart.
Abbiamo utilizzato il nostro format del Work Cafè che sfrutta una metodologia informale e induttiva in grado di agevolare lo scambio, il dialogo e la valorizzazione delle diversità dei punti di vista.
Il risultato finale li ha condotti alla creazione di una “Smart Working Board” per ogni area tematica, una rappresentazione grafica del lavoro svolto e un filo conduttore rispetto alla fase successiva del progetto che ha coinvolto un campione di 26 persone provenienti da diverse funzioni aziendali.
Dal lavoro dei manager, infatti, sono state estrapolate 5 sfide e per ciascuna di esse sono state trovate 3 idee da utilizzare come inneschi operativi in grado di attivare un cambiamento.
Le 26 persone, diverse in piccoli gruppi, hanno lavorato su una singola idea e sulla creazione di un piano d’azione, dando vita in questo modo ad una vera e propria proposta progettuale.
Infine, nella terza fase, ogni gruppo ha presentato la propria idea progettuale al management: un tempo e uno spazio dedicato alla creatività, al confronto, al dialogo e alla co-costruzione di azioni finalizzate a rendere concretamente l’azienda più smart.
In conclusione del percorso, i progetti meritevoli di sviluppo (quasi tutti tra quelli proposti!) sono stati calendarizzati e messi a budget per essere realizzati.
L’approccio partecipativo e la co-costruzione di una nuova modalità di lavoro, di processi e di strumenti in grado si supportare l’azione organizzativa hanno agito sulla responsabilizzazione e sulla motivazione delle persone ad essere agenti del cambiamento.
Hanno dato anche un segnale molto forte: far co-costruire significa passare dalla gerarchia alla collaborazione, aumentare enormemente la delega e alimentare un clima di fiducia.
Perché lo smart working fa bene alle persone e alle aziende.
Dopo due anni di pandemia il modo di concepire il lavoro è fortemente cambiato.
Quasi tutte le aziende sono state costrette a svuotare forzatamente gli uffici e dotarsi di nuove tecnologie per consentire alle persone di continuare a lavorare.
Speriamo di essere tutti d’accordo che non si è trattato di una conversione di massa allo smart working, ma di un’esigenza contingente che ha trovato impreparate molte organizzazioni.
Non esiste un tasto “on/off” per lo smart working, non si improvvisa a seguito di una pandemia imprevista, ma è un viaggio, dove l’obiettivo è fare progressi continui verso il raggiungimento di specifici benefici.
E già, lo smart working è benefico sia per aziende sia per le persone che ne fanno parte.
Ecco solo alcuni dei vantaggi che lo smart working è in grado di generare:
- Aumenta l’efficacia delle attività
- Focalizza il lavoro sui risultati piuttosto che sui processi
- Soddisfa le aspirazioni delle persone per un migliore work-life-balance
- Riduce costi di gestione dell’organizzazione
- Crea ambienti in ufficio che facilitino la collaborazione e l’innovazione
- Riduce l’impatto ambientale del lavoro
Concludiamo questa breve disamina sullo smart working, accennando anche ad alcuni effetti collaterali.
Sì, perché il lavoro agile può essere anche fonte di effetti negativi, uno su tutti l’incapacità di prendere le distanze dalle attività lavorative.
Essere sempre raggiungibili e disponibili può accrescere il conflitto tra lavoro e sfera personale, ridefinendo – fino a farlo scomparire – il confine tra occupazione e vita privata.
L’iper-connettività può anche esporre a maggiori rischi la salute come il techno-stress e il burnout.
Esiste una soluzione valida per tutti in grado di scongiurare tutto questo?
La risposta più realistica è che ogni azienda ha più o meno difficoltà nell’affrontare questo tema. Ciò che sicuramente genera una ricaduta positiva su ogni realtà organizzativa sono la genuinità dei principi e dei processi che abbiamo descritto in questo post e il coinvolgimento delle persone nella trasformazione organizzativa.
Partiamo da qui e che sia uno smart working davvero smart per tutti!
Articolo di Adele Mapelli
